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Regolamento di funzionamento

Art. 1 - I documenti contabili

Tutte le operazioni da cassa vengono registrate in ordine cronologico su un registro o un libro di cassa – non bollato o vidimato come da norme vigenti (ed. Buffetti) riportanti le seguenti colonne:

•  data

•  n° del capitolo o voce di entrata e uscita

•  descrizione dell'operazione

•  entrate

•  uscite

•  saldo

Ogni operazione sia di entrata che di uscita viene poi registrata su apposite schede partitarie divise per capitolo di ricavo o di spesa in modo da avere praticamente ogni giorno il consuntivo economico dell'Istituto con possibilità di avere quindi sotto controllo l'entità di spesa di ogni singola voce di bilancio e di conoscere in ogni momento l'ammontare della rimanenza di cassa.

Art. 2 – Le uscite

Tutte le operazioni di uscita sono eseguite di norma tramite banca con rilascio di assegni di c/c o con autorizzazioni di addebito in c/c. Per gli eventuali pagamenti in contanti viene sempre ritirata una ricevuta da conservare tra le pezze d'appoggio.

Per i rimborsi spese dei collaboratori interni e esterni dell'Istituto vengono sempre emessi appositi modd. 6479-6627 (ed. Buffetti) per trasferte o viaggi, sottoscritti dai percettori e conservati in appositi raccoglitori, in ordine cronologico. I predetti moduli devono essere sempre preventivamente autorizzati con visto dal Presidente o dal Direttore.

I compensi dei predetti collaboratori per prestazioni occasionali o realizzazioni di progetti finalizzati vengono pagati dietro presentazione di apposita fattura su cui viene effettuata la detrazione di legge – ritenuta IRPEF d'acconto del 20% - che viene poi versata in banca entro i termini previsti.

Tutte le fatture quietanzate per pagamenti effettuati vengono conservate in apposito raccoglitore, in ordine cronologico. Pertanto per agevolare il controllo da parte dei Revisori dei conti tutta la documentazione di uscita è divisa praticamente su tre comparti: fatture, rimborsi spese, ricevute o scontrini di cassa (tenute in apposite cartelle separate per numero di capitolo).

Tutta la documentazione di cui sopra a mente dell'Art. 18 è conservata a disposizione dei revisori dei conti.

Art. 3 – Le Entrate

Tutte le operazioni di entrata relative ad erogazioni dei contributi da parte di Enti pubblici e/o privati avvengono con versamenti in c/c bancario.

Le corresponsioni delle quote sociali da parte degli iscritti avvengono o con versamento a mezzo bollettino di c/c postale oppure direttamente in contanti presso il ns. Istituto con rilascio di apposita ricevuta (mod. 6304 Buffetti).

Art. 4 – Libro di cassa o Giornalmastro (ed. Buffetti)

Il Tesoriere cura giornalmente la tenuta del libro di cassa registrando in ordine cronologico tutte le operazioni in entrata ed in uscita.

Il saldo sarà determinato come segue:

- rimanenza di cassa al I° gennaio (riporto di cassa al 31/12 dell'anno precedente) + totale entrate – totale uscite = nuovo saldo o rimanenza di cassa aggiornato.

Art. 5 – Bilancio consultivo

A fine esercizio (cioè al 31 dicembre di ogni anno), una volta chiusa la contabilità, il Direttore con il Tesoriere provvede alla stesura del bilancio consuntivo con apposito prospetto, riportante a sinistra le Entrate ed a destra le Uscite suddivise per capitolo. I totali delle entrate e delle uscite dovranno corrispondere ai totali del libro di cassa.

Quindi, si calcolerà la rimanenza di cassa operando come segue: alla rimanenza di cassa dell'anno precedente si aggiungeranno le entrate e si toglieranno le uscite, per differenza si avrà la nuova rimanenza di cassa.

Art. 6 – Bilancio di previsione

Viene approntato dal Direttore con l'ausilio del Tesoriere sulla base dei dati del consuntivo, tenendo conto anche delle spese che si vorranno affrontare nel corso dell'anno per la realizzazione dell'attività programmata dal CDA.

I totali delle entrate e delle uscite dovranno sempre pareggiare.

Viene portato all'approvazione del Consiglio di amministrazione di regola entro il 30 aprile di ogni anno.

Art. 7 – La situazione patrimoniale

Viene redatta dal Tesoriere e presentata per l'approvazione (unitamente al bilancio consuntivo) al collegio Revisori dei conti. Dovrà contenere tra le poste dell'Attivo:

•  la Rimanenza di cassa al 31/12 di ogni anno

•  i Crediti vari (di competenza dell'esercizio non ancora riscossi)

•  i mobili e le attrezzature (come da inventario)

•  i libri (valore di costo)

e tra il Passivo:

•  i Debiti vari (di competenza dell'esercizio non ancora pagati)

•  gli eventuali ammortamenti

•  per differenza il Netto patrimoniale

I Totali dell'attivo e del Passivo dovranno sempre pareggiare.

 

Art. 8 – Descrizione dei Capitoli di Entrate e Uscite

Per ogni capitolo di Entrata e Uscita devono essere precisate le voci di spesa relative alle varie attività-progetti gestiti dall'Istituto .

Art. 9 (Rif. Art 15-16)
( Cariche e Personale) 

Le forme e le modalità di organizzazione e di gestione della struttura interna e delle risorse umane dell'istituto sono così determinate

Le cariche elettive sono identificate in:

•  Presidente

•  Vice presidente

•  Direttore

•  Tesoriere

Il personale tecnico con carattere volontario, consulente, borsista e di comando è comunque senza rapporto di subordinazione.

Presidente, Vice-presidente, Direttore e Tesoriere hanno diritto al rimborso spese per lo svolgimento di attività connesse strettamente con la funzione.

Premesso che, per le missioni autorizzate da C.D.A. è previsto l'utilizzo del mezzo più economico, nel caso sia autorizzato l'uso dell'autovettura, è previsto un rimborso chilometrico pari a quello adottato dalla Provincia di Ascoli Piceno.

Il tetto della somma destinata a rimborsi spese è stabilito ogni anno dal CdA in sede di approvazione del bilancio preventivo. Il restante personale può essere delegato.

Art. 10 (Rif. Art. 18-)
Il Collegio dei Revisori dei Conti

Il Collegio dei Revisori dei Conti si riunisce per l'esame della documentazione contabile entro il 30 Aprile di ogni anno.

Redige la relazione di avvenuto controllo che verrà poi presentata al Consiglio di Amministrazione e, dopo l'approvazione da parte di

quest' ultimo, verrà sottoposta all'Assemblea generale dei Soci per la ratifica.

Il verbale del Consiglio deve essere sottoscritto da almeno tre membri.

REGOLAMENTO DI FUNZIONAMENTO

Rif. Art 7 (Statuto)

Ad integrazione dell'art medesimo si precisa che prima di esercitare il diritto di voto, ove previsto, i soci devono essere in regola con le quote annuali di iscrizione ( pena la nullità degli atti conseguenti ), versate entro il 30 Aprile di ogni anno.

La qualità di socio si acquista aderendo all'associazione con la corresponsione della quota annuale così come prevista dalla decisione dell'ultima assemblea generale dei soci.

Rif. Art 10

Ai membri del Consiglio d'Amministrazione assenti per più di tre sedute consecutive verrà inviata una lettera da parte del Presidente, a nome del CdA, di richiesta di motivazioni delle assenze; in mancanza di adeguate e tempestive giustificazioni il C.d.A. potrà decidere l'eventuale decadenza dalla carica di Consigliere.

La prima seduta del nuovo Consiglio di Amministrazione, appena eletto, sarà temporaneamente presieduta dal Presidente uscente e in sua assenza dal Vicepresidente per procedere alla discussione degli argomenti posti all'o.d.g. :

•  Elezione del Presidente

•  Elezione del Vice Presidente dell'Istituto.

•  Varie ed eventuali .

Rif. Art 12
(Ad integrazione delle facoltà del Presidente in sede di rinnovo delle cariche istituzionali):

Il Presidente uscente, nel corso dell'Assemblea dei Soci, su proposta di quest'ultima, nomina:

- I tre componenti della Commissione elettorale che dovranno redigere la lista dei candidati per provvedere a:

- elezione del Consiglio di Amm.ne

- elezione del Collegio dei Revisori dei Conti (3 Membri effettivi e 2 supplenti).

I tre componenti della commissione elettorale ( Presidente e 2 scrutatori ) dovranno procedere agli adempimenti previsti per il regolare svolgimento delle operazioni di voto, allo scrutinio ed a stilare il verbale del risultato della votazione contenente l'elenco di tutti i nominativi eletti.

E' compito del Presidente uscente, dopo aver ricevuto dal Presidente di seggio copia del verbale contenente i nominativi degli eletti, convocare la prima riunione del nuovo Consiglio di Amm.ne con il seguente o.d.g.:

a) lettura del verbale delle votazioni

•  elezione del Presidente

•  elezione del Vice Presidente

d ) varie ed eventuali.

Infine sarà compito del neopresidente procedere alla convocazione del CDA per l'elezione del Direttore di sede e del Tesoriere.

Rif Art 8 Il Tesoriere

Il Tesoriere cura la gestione della cassa dell'Associazione e ne tiene idonea contabilità, effettua le relative verifiche, controlla la tenuta dei libri contabili, predispone, dal punto di vista contabile, il rendiconto accompagnandoli da idonea relazione. Il Tesoriere custodisce inoltre il libro dei soci e i libri verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo e dell'Assemblea. 

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